Créez des guides interactifs et des documents composites de nouvelle génération
Le constat sur la documentation
La documentation coûte cher, elle est souvent obligatoire et nécessaire. Elle est demandée par les clients, les partenaires et les collaborateurs. Elle est exigée dans les dispositifs de qualité.
Le plus souvent, la documentation est textuelle, composée de plusieurs dizaines voire des centaines de pages quelque fois obsolètes et qui découragent le lecteur.
Ce qui rebute le lecteur, c’est une documentation figée, difficile à parcourir même quand elle est illustrée de dessins techniques et de schémas pour décrire des procédures, des gammes d’exploitation, des modes opératoires ou des guides de support.
Pour trouver l’information recherchée, la documentation offre au pire, une table des matières et une indexation, au mieux un moteur de recherche en texte intégral et/ou une GED pour essayer d’obtenir le bon document dans le bon contexte.
Mais avec un tel constat, comment exploiter une documentation facilement, rapidement, sans aucune erreur, là et quand l’utilisateur en a besoin, dans un contexte opérationnel exigeant et des systèmes environnants complexes ?
La documentation est quelque fois considérée comme étant un mal nécessaire, pourquoi ne pas en faire un avantage concurrentiel ?
Atanor apporte une dimension nouvelle à la conception et à l’exploitation de vos documents techniques
Atanor est un progiciel intuitif de modélisation de processus sous forme d’arbres de décision qui sont transformés automatiquement en applications web dynamiques et interactives destinées à conduire de manière intelligente l’utilisateur à son poste de travail.
Atanor se positionne comme « l’équivalent électronique de ce qui a supporté les activités métiers depuis des décennies : des classeurs, des tiroirs, des dossiers, des formulaires et des processus collaboratifs pour aider à la décision des intervenants humains ».
En transformant vos documentations techniques en de véritables applications interactives dédiées au guidage et au support, Atanor permet de :
- Guider efficacement vos collaborateurs dans les processus de mise en œuvre complexes
- Fiabiliser le déroulement des opérations
- Mettre en place des moyens d’autoformation et d’entraînement
Les domaines d’applications sont nombreux et concernent plusieurs métiers :
- Diagnostic
- Support technique et guidage
- Modes opératoires
La conception des documents facilitée grâce aux arbres de décision :
Pour l’expert qui utilise le studio de conception Atanor, le principe de rédaction consiste à partir du symptôme observable ou du problème posé comme point de départ, à dessiner progressivement toutes les étapes du raisonnement qui permet de passer du symptôme au diagnostic. Il dessine ainsi un arbre de décision.
En effet, nous avons choisi l’arbre de décision comme moyen simple et lisible pour décrire la connaissance dans Atanor. Cette simplicité de représentation inhérente à l’arbre de décision est totalement mise à profit dans le logiciel qui offre ainsi un moyen efficace de raisonnement à ses utilisateurs.
A chaque fois qu’il le souhaite l’utilisateur peut illustrer les branches de son arbre (médiatiser) en insérant des documents (images, vidéos, plans, …). Il peut également faire en sorte que le déroulement de la procédure varie en fonction de paramètres externes issus soit de son système d’information soit de capteurs placés sur des équipements soit de web services invoqués sur internet. Pour cela il utilise des connecteurs Atanor.
La publication instantanée sous la forme d’une documentation dynamique et interactive
Une fois la conception achevée ou à tout moment pour tester le modèle en cours d’élaboration, vous transformez d’un simple clic de souris votre dessin d’arbre en une application web dynamique et interactive.
Cette application est pour l’utilisateur un guide pas à pas qui lui permet d’avancer dans la documentation en lui proposant à chaque étape toutes les solutions possibles qui s’offrent à lui et qui sont représentées par les branches qui ont été dessinées sur l’arbre à ce niveau.
La documentation est interactive car c’est l’utilisateur qui, en fonction de son cas personnel et de sa situation, indique à l’application la direction ou la branche qu’il choisit. Il peut être également sollicité au delà d’un simple choix et être amené à saisir des informations dont le traitement peut être nécessaire dans le déroulement du process.
La documentation est dynamique car en créant son arbre l’expert a décidé d’utiliser au maximum les données disponibles au moment du choix proposé. En utilisant un connecteur l’application peut déterminer à un certain moment qu’un choix n’est plus disponible et donc ne plus le proposer à l’utilisateur.
Une documentation disponible à l’endroit où on en a besoin et quand on en a besoin
Les documents interactifs réalisés avec Atanor sont disponibles immédiatement sur le web ou sur l’intranet de l’organisation qui l’utilise. Dans certains cas l’utilisateur peut avoir besoin d’une documentation pour le guider sur son lieu d’intervention qui ne dispose pas obligatoirement d’un accès quel qu’il soit à un réseau.
Dans ce cas Atanor Player permet d’utiliser toute la documentation de manière interactive sans connexion. Son système de synchronisation permet lors de la reconnexion de récupérer toutes les données stockées pendant l’exploitation hors ligne et de mettre à jour toutes la documentation qui a pu évoluer depuis la dernière connexion.
Un travail de conception collaboratif
La mise au point des guides ou des scénarios réalisés avec Atanor se fait de manière collaborative et itérative. Plusieurs experts peuvent participer à la mise au point du document, soit en contribuant à créer du contenu soit en validant les contenus réalisés avant leur diffusion. Des groupes d’utilisateurs tests peuvent également être créés afin de valider préalablement les procédures réalisées avant leur diffusion.
Grâce au retour d’expérience les utilisateurs de la documentation peuvent communiquer avec les experts afin de la valider ou de la faire évoluer.
Comprendre et analyser l’utilisation de vos documents
Avec les outils « traditionnels » il est impossible de suivre le déroulement des procédures. Quand vous diffusez un guide réalisé avec un outil bureautique, vous ne savez jamais dans quel ordre sont lues les pages et si toutes les pages sont lues.
Atanor trace toutes les actions de l’utilisateur ainsi que les chemins parcourus dans le document. Atanor mémorise également toutes les données collectées (variables issues de formulaires, fichiers annexés renvoyés vers les experts, etc.). Tous ces éléments sont des indicateurs particulièrement utiles pour la mise au point des guides ou des procédures Atanor par les experts.
La possibilité de modifier rapidement la procédure et son principe de publication très simple permettent à l’expert de prendre en compte toutes les remontées d’informations et retour d’expérience (REX) ce qui garantit des documents « up to date » et toujours adaptés aux évolutions du terrain.
En conclusion, avec Atanor, vous disposez non seulement d’un environnement facilitant la conception des vos documents mais vous pouvez également réaliser des documents composites dynamiques et interactifs capables d’exploiter tout le potentiel de votre système d’information.
Donnez une nouvelle dimension à vos guides et vos documentations !
