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À propos de KnowesiaContact

Conduite du changement

Accélérez et facilitez la mise en œuvre du changement en proposant un guidage opérationnel au poste de travail

s'adapter à tranasformation digitaleComment réagir efficacement face aux modifications sans précédent de notre environnement économique et financier ?

Comment se transformer, gagner en réactivité et en performance compte tenu des évolutions que cela entraine en terme de stratégie, de réglementation et des comportement du marché ?

Knowesia a été conçu pour faciliter l’exécution et le contrôle des changements décidés en se concentrant sur l’application et le respect des nouvelles procédures par les collaborateurs de l’entreprise à leur poste de travail même dans les cas où l’adaptation peut se révéler complexe.

Knowesia offre une grande flexibilité et s’adapte aux contraintes extérieures pour mieux organiser la production du travail. Knowesia est un logiciel centré sur l’homme dans la réalisation de son activité quelque soit la diversité et la nature des décisions à prendre. Il permet de reconfigurer rapidement les filières métier en améliorant l’efficacité opérationnelle.

Former et guider les collaborateurs à leur poste de travail

La difficulté de la mise en œuvre du changement se situe au niveau du poste de travail dans la réalisation des tâches opérationnelles.

Knowesia est l’outil qui forme et guide les collaborateurs à leur poste dans la réalisation de leur mission en prenant compte les évolutions des nouveaux processus de l’entreprise.

guidage opérationnelKnowesia rend opérationnels les processus, les modes opératoires, les nouvelles règles métiers à appliquer, grâce à sa capacité à les modéliser pour les transformer en applications interactives de guidage pas à pas.

L’utilisation du multimédia facilite la prise en main de l’application par le collaborateur en apportant un meilleur niveau d’ergonomie dans l’interface homme/machine. La certification des équipes et les temps de formation sont ainsi accélérés.

Accessibles via un navigateur internet, en ligne ou hors ligne, les procédures Knowesia guident et accompagnent au quotidien les collaborateurs et leur donnent les moyens d’être durablement et rapidement opérationnels quelque soit l’endroit où ils se trouvent.

La grande facilité de création et de mise à jour des procédures ou applications réalisées avec Knowesia, permet de garantir que les actions menées par les collaborateurs dans les différents domaines (commercial, services, support, gestion « back office ») et les nouveaux contextes sont pertinentes et à chaque fois conformes aux dernières règles applicables.

La complexité est prise en compte avec précision quelle que soit l’importance des modifications mises en œuvre. En cas de changement des règles, les procédures sont mises à jours automatiquement soit par import soit par un expert métier et immédiatement mises à disposition sous forme de guidage opérationnel sans qu’il soit nécessaire de reformer le personnel.

L’effet de l’utilisation des procédures Knowesia sur la qualité et la vitesse de transformation de l’entreprise est très important et rapidement mesurable. Knowesia permet d’augmenter significativement le coefficient d’agilité de l’entreprise.

Traçabilité et instrument d’analyse pertinent

Des décalages apparaissent souvent entre actions décidées et mise en œuvre.

créer des solutions process de façon collaborativeKnowesia permet aux départements concernés par des évolutions, de piloter le changement et de démontrer que la mise en œuvre est conforme avec la stratégie et d’éventuelles modifications de la réglementation.

La traçabilité intégrée dans les procédures permet de s’assurer que les contrôles et les nouvelles réglementations sont biens respectés. Ce point est très important pour la mise en œuvre d’applications stratégiques comme celles touchant les offres et les tarifs.

L’enregistrement des données et des chemins parcourus est automatisé à l’intérieur de Knowesia. Chaque étape franchie est mémorisée avec date et heure de passage. Ces éléments sont très utiles en cas d’audit et permettent d’observer et de mesurer instantanément la mise en opération des plans d’actions décidés.

Collaboration et communication

La réussite du changement dans l’entreprise est l’affaire de tous. Knowesia a été conçu avec la convivialité toujours présente à l’esprit.

s'adapter au changementLes experts de différents domaines en charge du plan de conduite du changement peuvent aisément et de manière collaborative construire, en conformité avec la politique de l’entreprise et la réglementation, la mise en opération du plan « terrain ».

En cas de changement ou d’évolution, ces mêmes personnes peuvent simplement modifier et republier les nouvelles procédures à suivre par un simple clic.

Knowesia intègre un circuit de validation des procédures avant diffusion qui contribue à vérifier leur conformité au processus décidé quel qu’en soit le domaine : produits, services, support.

Knowesia garantit l’application des règles métiers et de leurs évolutions ainsi que la prise en compte des retours d’expérience des utilisateurs.

Les procédures réalisées avec Knowesia peuvent intégrer des règles de calcul complexes, des conditions multiples et la prise en compte des données issues de l’environnement de travail et des systèmes d’information connexes. Ceci pour limiter les interventions humaines et automatiser au maximum les tâches à réaliser.

Par exemple :

La gestion des cas est traitée automatiquement et en dynamique, en relation avec les actions précédentes.

Knowesia ne nécessite pas de compétence en programmation. La logique du raisonnement est basée sur le concept de l’arbre de décision. Tout a été fait pour permettre à un utilisateur expert métier de modéliser de façon intuitive par le dessin son raisonnement ou sa procédure puis de générer par un clic une application web dynamique et interactive exploitable par les collaborateurs de l’entreprise à leur poste de travail.

De ce fait, les experts qui réalisent les applications d’aide à la conduite du changement se concentrent uniquement sur la conformité aux plans d’actions décidés, aux réglementations en vigueur et à la détermination des bons process.

Tout ce qui est vraiment spécifique à l’entreprise peut être modélisé dans Knowesia sans la crainte d’une maintenance évolutive coûteuse nécessitant à chaque fois des développements spécifiques pour modifier le système d’information existant.

Optimisation du système d’information en place

Aujourd’hui les démarches de changement dans l’organisation s’accélèrent et leur ampleur peut parfois être perturbée par le peu de flexibilité des systèmes d’information en place, les coûts et le délai de réalisation de développements spécifiques.

améliorer le système d'informationKnowesia permet de lever de nombreuses contraintes techniques liées aux systèmes d’information en place.

Les données issues des processus déroulés par Knowesia aux postes de travail sont directement intégrées dans votre système d’information en particulier votre ERP, votre CRM ou votre GMAO. L’approche de mise en œuvre de la solution directement avec les acteurs terrains les plus concernés par les évolutions permet non seulement une parfaite appropriation mais aussi d’accroître le coefficient d’agilité et d’assurer la cohérence des modifications engagées avec votre système d’information.

La flexibilité d’intégration de Knowesia permet également de choisir la méthode et le lieu de stockage en accord avec vos standards en matière de sécurité tout en permettant de traiter simplement les données au sein des différents process.

Cohérence, réalisation terrain et stratégie

Dans le cadre de la mise en œuvre du changement, des tâches spécifiques doivent être réalisées différemment et des documents particuliers doivent être créés afin de garantir la conformité avec la logique de projet.

Knowesia génère de manière dynamique et flexible des documents PDF, Excel, HTML. Il peut également déclencher les actions obligatoires en cours ou en fin de process et fournir toute la traçabilité nécessaire au niveau le plus élémentaire pour mesurer de manière efficace la mise en œuvre opérationnelle des décisions prises. Cette capacité d’automatisation et de traçabilité améliore considérablement les tâches de gestion du changement en assurant la cohérence des actions terrains avec les décisions stratégiques.

Gestion des versions et de la sécurité

La logique de publication intégrée dans Knowesia permet de hiérarchiser et séparer parfaitement les rôles lors des phases de dessin des process, de validation des procédures et de lancement opérationnel.

A leur poste de travail, les collaborateurs n’accèdent qu’aux documents strictement nécessaires à la réalisation de leur tâche.

Ces fonctions renforcent ainsi toute la rigueur nécessaire à la mise en opération et à l’accompagnement des changements dans les organisations. De plus, Knowesia intègre un puissant système de versioning des procédures publiées et des documents attachés. Il est alors possible, si nécessaire, de revenir en un clic à une version précédente ou de faire fonctionner sur une période expérimentale une part de l’effectif sur une nouvelle version tout en gardant la précédente pour le reste de l’effectif. Le changement déployé en interne peut aussi l’être auprès des sous traitants avec une version différente. De plus, la formation des nouveaux entrants peut aussi utiliser une version simplifiée les rendant rapidement performants.


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