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Documentation interactive : créer une véritable application dynamique

Les employés sont confrontés à un nombre important de documents relatifs à leurs procédures métiers ou les processus de maintenance. Les documentations mises à leur disposition ne sont pas toujours pratiques ni ergonomiques, car la plupart du temps, nous cherchons à obtenir “la bonne” réponse rapidement.

D’autre part, il est d’usage de fournir une documentation avec un produit afin que le client puisse se renseigner ou s’auto-assister juste après l’achat ou durant l’utilisation.
Je pense qu’au vu des évolutions technologiques et de nos usages nous devons nous adapter et fournir de l’information de façon plus fluide, plus intuitive et ergonomique.

En effet, nous disposons de plusieurs appareils (smartphone, tablette, PDA, ordinateur portable, PC de bureau) que nous utilisons partout et à tout moment de la journée. Il est donc tout à fait légitime de créer les documents de façon à ce qu’ils s’adaptent à nos usages et nos modes de vies.

Les types de documentations interactives et dynamiques

Une documentation peut avoir une multitude de rôles et d’usages en fonction des besoins. Dans un but d’orientation et de guidage, elle peut assister une équipe chargée de la maintenance et être disponible sur leurs différents dispositifs pour la mise en oeuvre de processus complexes.
Cela permet également de fiabiliser le déroulement des opérations et d’avoir les guides d’installation machines à portée de main.

Outre l’aspect technique, il permet entre autre une utilisation en interne pour assister et former les collaborateurs. Une documentation interactive permet de créer des sessions d’auto-formation et d’assistance pour une exécution des tâches plus fluide et donc une meilleure productivité.

Il est également un outil très productif lorsque la documentation est utilisée à des fins de diagnostic. Une documentation interactive présente l’avantage d’être intelligente et dynamique lorsqu’elle est créée avec les arbres de décision, car elle permet de créer différents “parcours” en fonction du choix effectué par l’utilisateur.

Une documentation intelligente avec les arbres de décisions

Créer une documentation avec la méthode des arbres de décision permet de créer une documentation intelligente et dynamique. Pour ce faire, il suffit de créer un point d’entrée et d’ajouter plusieurs branches, correspondant à des cas d’usages et avec du contenu adapté pour chacune d’entre elles. Il est très facile, avec cette méthode et à l’aide du “drag and drop”, d’ajouter du contenu textuel, des éléments multimédia et des documents annexes.

De plus, la documentation interactive peut être connectée à des progiciels externes pour :

  • dialoguer avec des bases de données,
  • générer des documents annexes sous différents formats,
  • fonctionner en mode déconnecté ou connecté,
  • effectuer des mises à jour,
  • traiter des commentaires,
  • traiter des données liées à l’utilisation,

et d’autres tâches dynamiques que l’on souhaite effectuer pour rendre cet outil intelligent.

Analyser et exploiter des données pour améliorer la documentation

L’intelligence et la personnalisation de la documentation peuvent être poussées à la convenance du créateur du projet.
Effectivement, il est possible de traiter des données et des commentaires émanant de la documentation. Traiter des statistiques avancées s’avère très utile pour analyser la pertinence des parcours d’utilisation :

  • à quel moment l’utilisateur a quitté la procédure de formation/ diagnostic/ la procédure de guidage & d’information ?
  • quelle étape, l’utilisateur a-t-il ignoré pour passer à la suivante ?
  • quelle est le temps passé sur cette procédure ?

D’autre part les commentaires et retours sont précieux pour :

  • évaluer l’expérience utilisateur,
  • traiter les retours et suggestions concernant les procédures.

Il est possible également d’introduire une question en fin de procédure ou d’informations qui auront le rôle d’indicateurs clés.

Ces possibilités offrent certainement beaucoup plus de flexibilité et de visibilité sur nos documents internes. Cela permet de les mettre à jours et d’effectuer des correctifs si nécessaire et dans le but de mettre en place des solutions qui améliorent la productivité.

Pour conclure, je pense que la documentation ne doit plus être ce qu’elle est parce que nous n’avons plus les mêmes modes de vies et d’usages. Il est donc essentiel d’adapter nos outils même les plus basiques et usuels.
La documentation fait partie des outils (clients et professionnels) que nous utilisons souvent et qui prennent beaucoup de temps lors de leur utilisation, dans la recherche d’information, et sans savoir si ce que nous cherchons se trouve à l’intérieur.

La documentation doit aujourd’hui être dynamique, personnalisée et intelligente afin de nous fournir une réponse précise, sélectionnée parmi une pléthore d’informations. Elle ne doit plus être figée dans le temps et doit s’adapter pour évoluer avec nous. De nos jours, tout cela est largement faisable.


 

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