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Conduite du changement : l’intérêt d’un guidage opérationnel au poste de travail

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Entreprises, transformez-vous et gagnez en réactivité et en performance en facilitant l’exécution et le contrôle des changements : misez sur le guidage opérationnel de vos collaborateurs à leur poste de travail.

Des collaborateurs à la fois formés et guidés

Mettre en oeuvre le changement face aux fluctuations du marché n’est pas toujours chose aisée, surtout au niveau du poste de travail de vos collaborateurs, en ce qui concerne plus particulièrement la réalisation de leur tâches opérationnelles.

La mise en place d’un outil permettant de former et de guider les employés de l’entreprise, prenant en compte l’évolution des processus en interne, permet d’améliorer la prise en main et d’apporter un meilleur niveau d’ergonomie. Pour être pleinement efficaces, les procédures doivent être accessibles via tous navigateurs internet, en ligne comme hors ligne, pour accompagner au quotidien les collaborateurs et leur permettre d’être rapidement opérationnels quel que soit le lieu d’exécution des procédures et leur domaine de compétences : commercial, services, support, gestion “back office”…

En cas de changement de règles, les procédures doivent pouvoir être mises à jour automatiquement et fournies sous forme de guidage opérationnel sans nécessité de former de nouveau le personnel. L’impact sur la qualité et la vitesse de transformation de l’entreprise, ainsi que sur son agilité, est dès lors significatif et rapidement mesurable.

La nécessité d’une traçabilité et d’outils d’analyse pertinents

Pour éviter une dissonance entre les actions décidées et leur mise en oeuvre, il est nécessaire d’intégrer une traçabilité dans l’exécution des procédures, pour s’assurer que les contrôles et les nouvelles réglementations sont bien respectées. Vous serez alors en mesure de piloter le changement tout en apportant la preuve que la mise en oeuvre est conforme avec votre stratégie comme avec les éventuelles modifications réglementaires.

La meilleure solution : l’automatisation, qui permet un enregistrement systématique des données et des chemins parcourus au sein des processus. En cas d’audit, l’observation et la mesure de la mise en opération des plans d’actions décidés est ainsi instantanée.

Une collaboration et une communication améliorées

Le changement implique une communication entre les experts de différents métiers en charge du plan de conduite du changement. Ils doivent pouvoir travailler de manière collaborative et mettre facilement en opération le plan terrain retenu en conformité avec la politique de l’entreprise et la réglementation en vigueur.

Un support de guidage adapté doit permettre d’intégrer différents éléments tels que : circuit de validation des procédures avant diffusion, application des règles métier et de leur évolution, prise en compte des retours d’expériences des utilisateurs, mais aussi règles de calcul complexes conditionnant les actions suivantes, qui peuvent être multiples et spécifiques à l’entreprise, et données issues de l’environnement de travail et des systèmes d’information connexes.

Grâce à une gestion automatique des cas, les collaborateurs impliqués peuvent ainsi collaborer et communiquer aisément, sur une base mise à jour en temps réel et de façon très intuitive et  interactive.

Un système d’information optimisé et conforme

Certaines contraintes techniques liées au systèmes d’information en place peuvent venir entraver la conduite du changement (manque de flexibilité, coûts, délais de réalisation).

Un guidage opérationnel efficace veillera à intégrer les données issues des processus au sein du système d’information et des différents logiciels interconnectés dans l’entreprise (ERP, CRM, GMAO, ITSM…). L’optimisation du système d’information facilite ainsi l’appropriation par les acteurs concernés, et l’agilité de l’ensemble de l’entreprise se voit boostée. Et ce en conformité avec la logique de projet, qui implique des tâches spécifiques et la réalisation de documents spécifiques (PDF, Excel, HTML) en cohérence avec la stratégie de changement.

Un niveau de sécurité garanti

La sécurité est primordiale à chaque niveau d’accès de l’entreprise. Le support de guidage opérationnel doit donc intégrer une logique de publication permettant de hiérarchiser et de séparer parfaitement les rôles et profils de chacun pour mettre à leur disposition une information contextualisée et ce à chaque étape des processus (conception, validation et lancement opérationnel). Les collaborateurs n’accèdent ainsi qu’aux documents, process, flux d’écrans strictement nécessaires à la réalisation de leur tâche.

 

Knowesia a été conçu pour faciliter l’exécution et le contrôle des changements décidés. La solution se concentre sur l’application et le respect des nouvelles procédures par les collaborateurs à leur poste de travail, et ce même dans les cas où l’adaptation peut se révéler complexe.

Knowesia offre ainsi une grande flexibilité en s’adaptant aux contraintes extérieures pour mieux organiser la production du travail. Knowesia est un logiciel centré sur l’homme dans la réalisation de son activité quelles que soient la diversité et la nature des décisions à prendre. Il permet de reconfigurer rapidement les filières métier en améliorant l’efficacité opérationnelle.

Pour propulser votre relation client ou employé dans une nouvelle dimension, découvrez les solutions proposées par Knowesia ou contactez-nous.

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